Adaptación

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¿Qué se entiende por adaptación?

Ya sabes que PRINCE2 puede utilizarse en cualquier tipo de proyecto, y la pregunta más común al respecto es ¿cuál es la mejor manera de aplicar PRINCE2 para llevar adelante un proyecto específico?

El término Adaptación hace referencia a la mejor manera de aplicar PRINCE2 a cualquier proyecto. La adaptación responde a la pregunta: ¿Cuál es el número correcto de planificaciones, controles, temáticas y procesos a utilizar?

La “Adopción” se centra en la adopción de PRINCE2 en toda la organización, de manera que se ocupa de los estándares, los procedimientos, la integración, etc., mientras que la “Adaptación” la realiza el Project Manager, y se refiere a la manera de adaptar el método a cada proyecto.


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Muchas personas piensan que no necesitan un método de gestión de proyectos porque sus proyectos son muy pequeños, y piensan que un método implicaría mucha sobrecarga. No se dan cuenta que podrían, o más bien, deberían adaptar el método al proyecto en lugar de incrementar la complejidad de su proyecto para ajustarlo a PRINCE2.

Al hablar de adaptación la primera idea que tiene la gente es elegir partes del método PRINCE2 para utilizarlos en la gestión de sus proyectos; sin embargo, cada una de las partes funcionaría de manera aislada, y entonces ya no podría considerarse un proyecto PRINCE2. El objetivo de la adaptación es aplicar un nivel de gestión que no sobrecargue al proyecto, pero que proporcione un adecuado nivel de control.


Falta de adaptación

Si el método no se adapta al proyecto, entonces el proyecto no se desarrollará de manera eficiente, lo que también se conoce como gestión de proyectos “robótica”; el método se sigue mecánicamente.

Con la adaptación se trata de pensar la mejor forma de aplicar el método a un proyecto para lograr un balance adecuado entre los controles y la carga administrativa. Algunas de las cuestiones que deberías considerar son:

  • ¿Cómo adaptar las temáticas?
  • ¿Qué términos/lenguaje se deberían incorporar?
  • ¿Es necesario revisar las descripciones de productos de los productos administrativos (conocidos como “productos de gestión”) para que tengan más sentido para las partes interesadas?
  • ¿Es necesario revisar la descripción de roles para los proyectos adecuarlos a los roles de PRINCE2 (por ejemplo, para alcanzar los estándares existentes)?

Qué cambiar cuando se adapta el método

A continuación detallo una lista de las partes principales de PRINCE2. Comentaré de cada una qué cambiar cuando se trata de adaptar el método PRINCE2 para ajustarlo al proyecto actual.

Principios Muy sencillo: los siete principios siempre deben estar presente en cada proyecto. Aquí no hay nada que cambiar.

Temáticas Recuerda, las temáticas incluyen Calidad, Riesgo, Gestión de la Configuración y Comunicaciones. Las 4 temáticas mencionadas aquí tienen documentos de estrategia que son adaptados para ajustarse al proyecto en la fase de Inicio del proyecto.

Términos y Lenguaje Cada organización puede contar una terminología específico. Por ejemplo: algunas compañías se refieren al Expediente del Proyecto como la Cartera del Proyecto, o el Business Case como Project Case. Sería una buena idea empelar dichos términos en lugar de los términos de PRINCE2.

Los Productos de Gestión PRINCE2 proporciona los productos de gestión para asistir en la ejecución del proyecto. Estos pueden ajustarse para incorporarse a la forma en que cada compañía trabaja. Por ejemplo: un proyecto puede necesitar una plantilla diferente de la Ficha de un Elemento de Configuración ya que cuenta con diferentes tipos de productos.

Los Roles PRINCE2 proporciona una descripciones estándares de los diferentes roles del Equipo de Gestión del proyecto el Apéndice C de la guía oficial, aunque estos deberían ser adaptados para cada proyecto. Por ejemplo: una compañía puede no utilizar una oficina de Apoyo al Proyecto, por lo que el PM necesitará encontrar otra persona que se encargue de la Gestión de la Configuración. Otra compañía puede tener una oficina de Gestión de Proyectos y una persona responsable del Plan de Revisión de Beneficios; por lo tanto la responsabilidad deberá cambiarse.

Los Procesos Todos los procesos deben adaptarse para cada proyecto. Por ejemplo: la oficina de Gestión de Proyectos puede desear iniciar el proyecto, pero en lugar de iniciarlo con un Mandato de Proyecto, puede sustituir el Expediente del Proyecto por el Business Case preliminar. Otro proyecto puede seguir un estudio de factibilidad. Los resultados de este proyecto pueden ser la mayoría de los productos de gestión que se confeccionan en los dos primeros procesos.


Nivel de Experiencia para realizar la adaptación

Si eres nuevo en PRINCE2 y en la gestión de proyectos, entonces el término adaptación puede resultarte complicado de comprender al comienzo. Si es así, solo necesitas entender que la adaptación ocurre y es necesaria, a medida que vayas adquiriendo experiencia con PRINCE2 te será más sencillo comprenderlo.

Si ya has tenido oportunidad de trabajar en proyectos, una buena forma de empezar es preguntándote qué haría diferente el Project Manager si tuviera que hacer el proyecto de nuevo.

Resulta mucho más sencillo adaptar los proyectos a PRINCE2 si cuentas tanto con experiencia en la gestión de proyectos, como en PRINCE2.

Referencia