Procesos

Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un resultado específico: se toman unos INPUTS definidos y se convierte en OUTPUTS, que a su vez serán los INPUTS del siguiente/es proceso/os. Además, se requiere de unas ACTVIDADES para transformar los INPUTS en PRODUCTOS con ayuda de unas TÉCNICAS y unos ROLES y RESPONSABILIDAES definidos.

El principal argumento a favor de la gestión basada en procesos o por procesos radica en que gestionando de esta manera los resultados se alcanzan con más eficacia al centrarse en los resultados del proceso, no en las actividades.

• Puesta en Marcha
• Inicio de un Proyecto
• Dirección de un Proyecto
• Gestión de los Límites de Fase
• Control de una Fase
• Gestión de la Entrega de Productos
• Cierre de un proyecto

La importancia de los colores

Cada uno de los procesos de PRINCE2 tiene un objetivo específico, si bien todos contribuyen al mismo fin: el éxito del proyecto.

Los siete procesos PRINCE2 y sus principales objetivos:

• Puesta en Marcha: existe una justificación para iniciar el proyecto.
• Dirección de un Proyecto: hay un control y dirección de gestión durante toda la vida del proyecto. El proyecto continua siendo viable (justificado).
• Inicio de un Proyecto: existe una comprensión común sobre el alcance del proyecto y como lograrlo.
• Control de una Fase: el Project Manager entrega los productos de la fase y mantiene las cuestiones y riesgos del proyecto bajo control.
• Gestión de la Entrega de Productos: el Team Manager acuerda, produce y entrega los productos asignados al equipo.
• Gestión de los Límites de Fase, la Junta de Proyecto recibe la información necesaria para tomar las decisiones correspondientes sobre el desarrollo del Proyecto.
• Cierre de un proyecto, los productos del proyecto son aceptados por los usuarios y el proyecto es evaluado.

A lo largo de la vida de proyecto PRINCE2 hay procesos y actividades que se llevan a cabo una vez y otros que tienen lugar más de una. Fíjate en los colores; cada uno representa las veces que un proceso o actividad se activara o puede activarse durante la vida del proyecto.

Visión general de los siete procesos de PRINCE2

Como ya te dije anteriormente hay siete procesos de gestión en PRINCE2. Cada uno de esto procesos es responsabilidad de uno de los niveles de gestión de la organización encargada de llevar a cabo el proyecto, a saber: La junta de Proyecto, el Project Manager y/o el Team Manager.

Proceso: Puesta en Marcha de un Proyecto

La Puesta en Marcha de un Proyecto es responsabilidad de ambos: el Project Manager y el Ejecutivo. Este es el primer proceso y de hecho, también se conoce como proceso de pre-proyecto, en referencia al hecho de que se produce antes de que comience el proyecto en sí mismo. El proyecto como tal no se inicia hasta que comienza la etapa de iniciación. Durante este proceso se establecen las razones para llevar a cabo el proyecto, se asigna el Equipo del Proyecto y se crea un Plan de Fase para la Fase de Inicio.

Proceso: Dirección de un Proyecto

El proceso Dirección de un Proyecto es responsabilidad de la Junta de Proyecto. Este proceso comienza al terminar el proceso de Puesta en Marcha y se mantiene hasta que el proyecto concluye. Ten en cuenta que el proceso de Puesta en Marcha de un proyecto tiene lugar antes de que el proyecto comience. Durante el proceso Dirección de un Proyecto la Junta de Proyecto autoriza las etapas del proyecto gestionándolo de manera general por mediante la Gestión por Excepción.

Proceso: Inicio de un Proyecto

Durante el proceso de Inicio de un Proyecto se definen el Producto del Proyecto y la calidad, se establece la línea de tiempo del proyecto, los costos y el análisis de riesgos, se comprometen los recursos necesarios, y se prepara la DIP (Documentación de Inicio del Proyecto), en inglés PID (Project Initiation Documentation). También es el momento durante el se crea el Plan de Proyecto y se perfecciona y finaliza el Business Case. Toda esta información forma parte de la Documentación de Inicio del Proyecto.

Control de una Fase

Es durante el proceso Control de una Fase cuando el Project Manager realiza la mayor parte de su trabajo. El Project Manager se encarga de asignar y controlar el trabajo, tomar las acciones correctivas necesarias, observar los cambios, y comunicarse con las partes interesadas, lo que incluye presentar informes. El Project Manager llevará a cabo cada una de las actividades tantas veces como sea necesario hasta completar la actual fase de entrega. El proyecto se divide en etapas para una gestión más eficiente y un mayor control. El proceso Control de una Fase es emplea para supervisar cada etapa y se repite para cada etapa del proyecto.

Gestión de la Entrega de Productos

Durante el proceso Gestión de la Entrega de Productos se producen los productos planificados. Este proceso es responsabilidad del Team Manager, y es en este punto dónde los Paquetes de Trabajo se ejecutan, se crean los productos y el trabajo se completa. El Team Manager recibe los Paquetes de Trabjo (que son una lista de tareas) del Project Manager, y se le devuelve un “producto” completo y “probados”.

Gestión de los Límites de Fase

El proceso Gestión de los Límites de Fase tiene dos funciones principales: (1) informar sobre el desempeño de la fase actual y (2), planificar la fase siguiente. Así pues, la Junta de Proyecto puede comprobar cómo fue la fase actual respecto a lo planificado a través del Plan de Fase. En otras palabras, durante este proceso se evalúa la fase actual y se elabora el plana para la fase siguiente. El Informe al Final de la Fase y el Plan de Fase de la siguiente fase se remiten a la Junta de Proyecto.

Cierre de un Proyecto

El proceso Cierre de un proyecto abarca todo el trabajo de concluir el proyecto, y es la última parte de la última fase del proyecto. PRINCE2 sugiere una serie de actividades para cerrar el proyecto que incluyen preparar: el Informe al Final de Proyecto, el Archivo sobre las Lecciones y el Testimonios Documentales de Aceptación.

El producto de este proceso será la base para que la Junta de Proyecto confirme el cierre del proyecto, pues es la Junta de Proyecto, y no el Project Manager, la responsable de confirmar el cierre del proyecto a través del proceso Dirección de un Proyecto.

Ciclo de vida del Proyecto

A continuación un resumen general sobre el ciclo de vida del proyecto; la forma en la que los diferentes procesos se ejecutan a lo largo de las fases de gestión. El siguiente diagrama resume toda la información:

FASE: Pre-Proyecto

¿Qué sucede antes de que el proyecto empiece? Se conoce como Pre-Proyecto, y tienes que recordar que en este punto el proyecto todavía no ha comenzado.

Generalmente ocurre que en algún momento, alguien tiene una idea o una necesidad. Esta, puede tener su origen tanto en una oportunidad de negocio o en una necesidad, por ejemplo el imperativo legal de reducir las emisiones de CO2. La cuestión es que dicha idea o necesidad, es el desencadenante del proyecto.

El primer paso consiste, habitualmente, en redactor un Mandato del Proyecto. Es por esto que se dice que el mandato del proyecto es el “disparador” o el desencadenante del proyecto. Un mandato de Proyecto puede sencillamente unas notas en una página, o un extenso documento basado en una plantilla que emplea la organización para cada nuevo proyecto.

Durante esta fase se llevan a cabo una serie de actividades que se conocen como puesta en marcha del proyecto. PRINCE2 sugiere llevar a cabo una serie de actividades que se enmarcan en diferentes procesos, (p.e. en este caso, el proceso de Puesta en Marcha de un Proyecto).

El principal objetivo de la Puesta en Marcha de un Proyecto es verificar que vale la pena llevar a cabo el proyecto. Para ello, el Mandato del Proyecto se amplía en el Expediente del Proyecto, y se crea un plan para la fase de Inicio. Mediante la fase de Puesta en Marcha de un Proyecto también trata de evitarse invertir o continuar trabajando en proyectos que no vale la pena.

Una vez completado este proceso, la Junta de Proyecto revisa el Expediente del Proyecto y decide si iniciar o no el proyecto. Se trata de la primera decisión que toma la Junta de Proyecto.

FASE: Inicio

Esta es la primera fase de un proyecto y las actividades a desarrollar al inicio del proyecto están determinadas en el proceso de Inicio de un Proyecto.

Los objetivos principales de la esta fase son:

• Definir la calidad del Producto del Proyecto, el cronograma, costos, análisis de riesgos y el compromiso de recursos para luego confeccionar el Documento de Inicio del Proyecto (PID, siglas en ingles de Project Initiation Documentation). El PID contiene casi toda la información del proyecto hasta la fecha incluyendo el Plan del Proyecto.
• Crear un Business Case detallado, documentar los beneficios y preparar un Plan de Revisión de Beneficios que describirá cómo y cuando se revisarán dichos beneficios.
• El Plan de Proyecto es un plan de alto nivel para todo el proyecto. Se crea el Plan de Fase para la primera fase de entrega (en el proceso de gestión de límites de fases), este plan es mucho más detallado que el Plan de Proyecto, y su contenido y ámbito de aplicación se limitan a la próxima fase.

Al final de la Fase de Inicio, la Junta de Proyecto recibirá el PID, lo examinará, y decidirá si autoriza o no el proyecto. En términos sencillos, esto significa que la Junta de Proyecto decidirá si autoriza o no el inicio del proyecto. Si decide autorizarlo, el PID se toma como línea de base, de manera que más adelante se pueden comparar los objetivos del proyecto con la situación actual.

FASE: Próxima Fase o Fases siguientes a la Fase de Inicio

El Project Manager es responsable de la gestión diaria del proyecto en base a una gestión de etapa a etapa (fase por fase), e informa a la Junta de Proyecto.

• Asigna los trabajos a realizar (asigna tareas a los Team Managers).
• Verifica que todos lo entregables hayan superado las pruebas de calidad requeridas.
• Verifica que la fase esté en línea con el Plan de Fase.
• Verifica que los pronósticos se encuentren dentro de las tolerancias del proyecto.
• Todas estas actividades se realizan durante el proceso Control de una Fase.

Al mismo tiempo el Project Manager mantiene una serie de documentos como el Archivo Diario, el Archivo sobre las Lecciones, el Registro de Cuestiones, el Registro del Riesgo, el Registro de Calidad y las Fichas de los Elementos de Configuración.

El Project Manager mantiene informada a la Junta de Proyecto sobre el progreso del proyecto utilizando el Informe de Desarrollo. Por ejemplo, la Junta de Proyecto puede haber acordado con el Project Manager recibir un Informe de Desarrollo cada dos semanas.

Los Paquetes de Trabajo se producen en el proceso de Gestión de la Entrega de Productos. Los Informes del Punto de Control se utilizan regularmente para mantener actualizado al Project Manager.

Hacia el final de la fase mediante el proceso de Gestión de Límites de Fases, el Project Manager solicitará la autorización para proceder con la siguiente fase, para ello deberá proporcionar la siguiente información a la Junta de Proyecto: el Business Case actualizado, el Informe de Final de fase y el Plan de Fase de la fase siguiente.

La Junta de Proyecto utilizará la información proporcionada por el Project Manager para evaluar la viabilidad del proyecto y de esta manera autorizar la próxima fase.

Fase de entrega Final

Durante la fase final el Project Manager aceptará y recibirá la aprobación de los últimos productos que se producirán, y se centrará en el desmantelamiento del proyecto.

La Junta de Proyecto verificará que los destinatarios de los productos del proyecto los han recibido y pueden utilizarlos, además de asegurarse de que recibirán apoyo una vez que el proyecto haya finalizado.

El proceso Cierre de un Proyecto siempre es la última parte de la última fase de entrega y describe una serie de actividades que se deberían realizar, como:

• Evaluar al proyecto, comparándolo con el plan original.
• Escribir el Informe al Final de Proyecto.
• Planificar la revisión de beneficios (post-proyecto).
• Escribir y entregar el Informe de Lecciones Aprendidas.

La Junta de Proyecto revisará la información proporcionada por el Project Manager para luego tomar la decisión de autorizar el Cierre del proyecto. Una vez tomada esta decisión, el Project Manager puede retirarse.