Temáticas

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PRINCE2 define las temáticas como los ámbitos o aspectos del proyecto que necesitan ser continuamente gestionados durante todo la vida del proyecto. También puedes entenderlas cómo las distintas áreas o ámbitos de gestión de un proyecto. Cada una de las Temáticas proporciona una metodología para un área específica de gestión, como el Business Case, Planificación, Calidad, etc.

Recuerda que las temáticas son actividades que tienen lugar al inicio del proyecto para configurarlo, y luego para supervisarlo y mantenerlo a lo largo de toda su vida. Podría decirse que las temáticas proporcionan una orientación sobre cómo deben hacerse las cosas durante un proyecto.

Las temáticas también deben adaptarse para ajustarse al proyecto en el que estés trabajando. Esto dependerá del tipo de proyecto y el entorno en el que te encuentres. Por ejemplo: cuando se construyendo un módulo lunar, sólo hay una oportunidad para hacerlo bien, por lo tanto las temáticas Calidad y Riesgo deberán ser observadas con mayor detalle.

¿Cómo se relacionan los Procesos con las Temáticas?

Los procesos PRINCE2 siguen el flujo cronológico de un proyecto. Dicho de otro modo, los procesos te guiarán a través de las actividades típicas que necesitas realizar en las distintas fases del proyecto.

Por ejemplo, las actividades del proceso de Puesta en Marcha y de Inicio del Proyecto son ejecutadas una vez. Las temáticas que se trabajan en éstos procesos (Business Case, Planes, Riesgos, etc) serán utilizadas durante toda la vida del proyecto. Por lo tanto las temáticas son utilizadas durante toda la vida del proyecto.

Las temáticas se detallan a continuación:

Business Case

El Business Case responde preguntas como:

  • ¿Por qué estamos realizando este proyecto?
  • ¿Cuáles son las razones del negocio?
  • ¿Cuáles son los beneficios para la organización?


La temática Business Case también describe la forma de definir el Business Case. Además, permite comprobar si existe un Business Case válido al inicio del proyecto y verificar su validez durante todo el proyecto. El Ejecutivo es el responsable de crear el Business Case, aunque puede redactarse por otros o con la colaboración de otros. Por ejemplo: el Ejecutivo puede involucrar al personal del departamento financiero para que lo asistan con la información financiera.

El Mandato de Proyecto generalmente incluye información del Business Case. Esta información es ampliada en un borrador del Business Case al inicio del proyecto y se convertirá en parte del Expediente del Proyecto. Luego se amplía un poco más, en un documento separado, que formará parte del Documento de Inicio del Proyecto (PID, por las siglas en ingles Project Initiation Documentation).


Organización

La temática Organización responde las siguientes preguntas:

  • ¿Quién es quién en el proyecto?
  • ¿Quién patrocina el proyecto?
  • ¿Quién es responsable del Business Case?
  • ¿Quién representa a los usuarios y proveedores?
  • ¿Cuáles son exactamente, los roles que intervienen y sus responsabilidades?
  • ¿Quién es el Project Manager o Gerente del Proyecto?


Una buena manera de resumir y recordar el ámbito de la temática organización es recordar la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las reglas de compromiso?

La temática Organización proporciona información sobre el Equipo de Gestión del Proyecto, su estructura y responsabilidad. Un proyecto PRINCE2 se basa en un entorno cliente/proveedor. De una parte está el cliente, quien especificará los resultados y probablemente quien pague por el proyecto. Por la otra parte están los proveedores, quienes proveerán los recursos, realizarán el trabajo y entregarán los resultados.

PRINCE2 afirma que un Equipo de Gestión de Proyectos exitoso debería:

  • Contar con la representación de usuarios, proveedores y del negocio.
  • Tener responsabilidades definidas para dirigir, supervisar y entregar el proyecto.
  • Tener una estrategia efectiva para gestionar los flujos de comunicación hacia y desde las partes interesadas.


Calidad

La temática de Calidad responde las preguntas:

  • ¿Qué nivel de calidad deben tener los productos al final del proyecto para ser usados correctamente como era la intención, o en otras palabras, ser aptos para su uso?
  • ¿Qué podemos hacer para verificar la calidad durante el proyecto y asegurar que cumple con el nivel requerido?

Esta temática ayuda a hacer patente los requerimientos de calidad. El enfoque de calidad de PRINCE2 se basa en los productos: pregunta por el nivel de calidad esperado cada producto del proyecto, y luego lo documenta en la Descripción de Producto.

El documento de Estrategia de Gestión de la Calidad se utiliza para definir cómo se va a gestionar la calidad en el proyecto, así como para establecer los estándares de calidad, y la diversidad de responsabilidades para alcanzar los distintos niveles de calidad en el proyecto.


Planes

Esta temática responde preguntas del tipo:

  • ¿Cómo confeccionamos los productos del proyecto?
  • ¿Cuáles serán las etapas involucradas?
  • ¿Cómo realizar la planificación basada en productos?
  • ¿Qué nivel de calidad debe alcanzarse?
  • ¿Cuánto costará?
  • ¿Cuál es el nivel de detalle requerido para cada plan?
  • ¿Quién de la organización se encuentra involucrado y cuál es su responsabilidad?
  • ¿Cuándo serán realizadas ciertas cosas?
  • ¿Quién necesita recibir una copia de los planes?

Una Plan PRINCE2 no es solo un diagrama de Gantt, sino que es mucho más exhaustivo: es un documento que describe cómo, cuándo y quién logrará un determinado objetivo o grupo de objetivos. Estos objetivos incluyen los productos del proyecto, tiempos, costos, calidad y beneficios. Un plan contiene una gran cantidad de texto que permite explicar qué sucederá.

El Plan de Proyecto se actualiza al finalizar cada etapa para mostrar qué se ha hecho, los productos realizados hasta aquí, y el plan para la siguiente etapa. El Plan de Proyecto muestra una imagen actualizada del estado del proyecto que puede ser comparado con el Plan de Proyecto original para verificar cuán bien se desempeña respecto del original.

PRINCE2 establece 3 niveles de planes: a) Plan de Proyecto, éste es un plan de alto nivel y en la mayoría de los casos es utilizado por la Junta de Proyecto, b) el Plan de Fase, éste es un plan utilizado por el Project Manager de Proyecto para el día a día, y c) el Plan del Equipo, que es utilizado por el Jefe de Equipo.


Riesgos

Cada proyecto es único, ya que implica intentar hacer algo nuevo. Por ello, existe siempre un número indefinido de riesgos inherente a cada proyecto.

Esta temática ayuda a descubrir la siguiente información:

  • ¿Cuáles son los riesgos?
  • ¿Y si los riesgos ocurren, que sucede?
  • ¿Cómo pueden identificarse, analizarse y documentarse los riesgos?
  • ¿Cómo puede reducirse la posibilidad de que ocurran los riesgos?
  • ¿Cómo gestionar y supervisar los riesgos durante el proyecto?

Un riesgo es un evento incierto o una serie de eventos que si ocurren, pueden llegar a tener un impacto positivo o negativo en el proyecto. La palabra Amenaza se utiliza para definir los riesgos que tendrían un impacto negativo en los objetivos del proyecto. La palabra Oportunidad, para definir los riesgos que generarían un impactos favorables en los objetivos del proyecto.

Tienes que considerar que Riesgo puede llegar a tener impacto en los objetivos del proyecto, no en el proyecto en sí mismo. En otras palabras, el riesgo puede afectar en aquello que el proyecto pretende alcanzar. La Gestión del Riesgo hace referencia a la metodología que se utiliza para identificar y evaluar los riesgos. Además, también hace referencia a la planificación y la respuesta a éstos riesgos. El documento de Estrategia de Gestión del Riesgo describe las técnicas específicas para la Gestión del Riesgo.


Cambios

Todos los proyectos tienen cuestiones[1], y en la mayoría se produce varias solicitudes de cambios, por ejemplo para incorporar requisitos nuevos. Ésta temática trata con la pregunta: “¿Cuál es impacto de ésta cuestión?”.

Por consiguiente, ésta temática describe: 1) Como se pueden evaluar estas cuestiones y solicitudes, 2) Como actuar sobre las mismas, y 3) Como gestionarlas. La clave está en comprender que todas estas cuestiones y cambios pueden tener un impacto directo en el Plan de Proyecto original, y por ello deben ser correctamente tratado. Todos los proyectos necesitan un buen enfoque de la Gestión de Cambios y Cuestiones para poder identificarlos, evaluarlos y controlarlos.

El Control de Cambios y Cuestiones tiene lugar durante toda la vida del proyecto. Recuerda: el objetivo no es evitar los cambios, sino, más bien llegar a un acuerdo y que sean aprobados por la autoridad competente antes de que se produzcan.

La temática de Cambios además cubre la Gestión de la Configuración. Cada proyecto requiere de un Sistema de Gestión de la Configuración, que se encarga de seguir a los productos, cuestiones y cambios. El documento de Estrategia de Gestión de la Configuración describe cómo serán manejados los cambios y cuestiones en el proyecto. Responde a preguntas como:

  • ¿Cómo deberían ser planificados, identificados, controlados y verificados los productos?
  • ¿Cómo deberían ser manejados los cambios y las cuestiones?
  • ¿Qué herramientas se utilizarán (ej.: SharePoint, Niku Clarity, Shared Drive)?
  • ¿Qué información debe mantenerse para cada proyecto? (ej.: Descripción de Producto, Ficha de un Elemento de Configuración, etc.)


Progreso

Durante toda la vida del proyecto éste debe ser supervisado. Es necesario realizar Informes de Desarrollo y de Fases para demostrar el progreso del proyecto en relación al plan establecido. También deben realizarse verificaciones, para asegurar que el proceso de escalado funciona correctamente. Es necesario que a lo largo de toda la vida del proyecto se evalúe continuamente si se debe continuar o no con el mismo.

Por lo tanto, la temática progreso aborda las siguientes cuestiones:

  • Como se controlará el proyecto.
  • Cuando se realizará la presentación de informes.
  • Donde estamos ahora en comparación con el plan, y
  • ¿Es el proyecto aún viable?


El propósito de la temática de Progreso se puede explicar en tres partes:

  • Establecer cómo monitorear y comparar los logros actuales respecto de aquellos que han sido planificados.
  • Proporcionar un pronóstico de los objetivos del proyecto y de la viabilidad continua del proyecto.
  • Ser capaces de controlar cualquier desviación inaceptable.

En otras palabras, la temática Progreso trata de verificar la evolución del proyecto cuando se comprara con el plan, verificando la viabilidad del mismo, y controlando cualquier desviación. El Control se basa en la toma de decisiones y es un tema central para el Project Manager, ya que de esta manera se garantiza que el proyecto permanece viable respecto del Business Case aprobado.

Referencia

  • PRINCE2 emplea el concepto cuestión para referirse a un evento no planificado que ha sucedido, y que por su importancia necesita ser gestionado.